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【多益寫作】「請見附檔」還用Attached please find?7個冗長又過時的email用字

Jake的部門來了新同事,這同事的英文看似專業,寫的Email既長又多,Jake以為她的美國老闆以後一定會更願意和新同事溝通,因為其他人英文沒那麼好。但事實相反,老闆很少寫email給這位新同事,Jane後來才聽說,原來老闆說這樣的溝通太”long-winded"、”old-fashioned”。意思是太囉唆,沒完沒了,而且老派。

寫得更長、更複雜不代表英文更好。英語國家70年代開始提倡簡單英語(plain English),大刀闊斧刪掉文謅謅的、打官腔的字眼。至於哪些表達會讓人覺得囉唆又老派,來看一個例子:

As per our previous conversation, I am writing to follow up on our earlier decision on the marketing campaign in Q2. Attached herewith please find the revised proposal for your perusal.

(就先前我們談過的,我寫信來是要追蹤我們先前對於第二季行銷活動的決定。附件是修正後的計劃書,請提供您寶貴意見。)

一句一句分解這段email,看看問題在哪裡:

1. As per our previous conversation 就先前我們的談話

這個用法二十幾年很流行,很多每封Email的開頭都是"as per",但時下商業溝通講求精簡,這樣說顯得老套,而且 previous很多餘,直接用As we discussed/As discussed就好。

As per your request ... => As you requested

As per our agreement ... => As we agreed

As per your instructions ... => As you instructed

2. Attached please find… 附件是…

以前人們依賴紙本信件溝通,”Enclosed please find….”也曾經風行一時。但年輕一輩發現,根本沒有任何東西要”find”,這麼寫看起來像律師函,沒道理。

還有人會用please see attached,這也不自然。現在大家更愛用I'm attaching/ I've attached,或直接用Attached is…。

Attached please find the following receipt. =>Attached is the receipt. (附上收據)

3. Herewith 隨函

Herewith、hereby、herein這些都很拗口,雖然有些文化悠久的商號還改不了口,但直接用here更簡要。

attached herewith => attached is, here is

4. Perusal 仔細研究

這個字少見、少用,但還真有一位在外商銀行工作的學生寫信就用了這個字,他說在網路學到就用了,這個字改成review更自然。

以精簡原則修改,原來長長一串的email只要一句話:

As discussed, here is the revised marketing campaign for Q2 for your review.

還有以下這些email用語,也已經過時,請用更精準的表達取代它們吧!

5. "Please be advised ..." 我(們)要通知你...

聽起來太像官樣,像銀行寄信告訴你,貸款到期的那種信。直接去掉即可。

"Please be advised that the check is overdue." => "The check is overdue."

6. "Please do not hesitate to contact me." 請隨時聯絡我

這句話已經用了半世紀之後,已經成了沒有意義的陳腔濫調,說了等於沒說。改成"please call me." 這類更直接有力的訴求。

7. “at your earliest convenience” 最近方便的時間

太客氣會給人虛偽感,既然要earliest,就建議一個時間,例如 “by next week”。

*圖文取自:經理人*